异步协同与沟通

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关于课程

2020年,许多团队发现自己不得不过渡到远程工作。由于没有时间开发适当的远程工作流程,大多数管理者试图在线重现其现有的沟通流程。会议变成了缩放呼叫,肩部点击到 Slack 消息。员工们只能处理大量通知和状态更新会议,剩下的时间很少,可以集中注意力并做有意义的工作。

然而, 长期偏远的团队, 包括扎皮尔, 多斯特, 缓冲区, 等等 , 声称他们的团队已经看到了巨大的生产力提升, 因为去办公室。

他们的秘密?异步沟通。让我们深入探讨异步沟通是什么,它与同步沟通有何不同,以及您可以做些什么来构建一个更加异步的工作场所。

  • 什么是异步沟通?
  • 同步沟通与异步沟通
  • 异步沟通最佳实践

什么是异步协同与沟通?

简单地说,异步沟通是任何类型的沟通,在发送消息时,无需立即回复。这种沟通不会实时发生,在收件人接收信息并给出反馈之前,总会有一定的时滞。

这听起来像是效率较低的沟通方式。毕竟, 我们必须等待我们发送的每一条消息 – 肯定会更快地在会议或 Zoom 呼叫中把它哈希出来?

但在实践中,情况并非总是如此。

同步与异步协同与沟通

与异步沟通不同,同步沟通是当您发送消息和收件人立即响应时。与会议一样,当面交流是同步沟通的最常见例子。

同步沟通示例:

  • 会议(面对面和在线)
  • 电话
  • 即时消息
同步通信示例
同步缩放会议

现代在线沟通工具使同步沟通变得极其简单。使用 Slack 和 Zoom,您的每个同事都只需轻点一个数字肩部,即使您是一个分布式团队。这也是我们自然而然的沟通类型 – 这就是为什么许多团队默认它。

异步沟通示例:

  • 电子邮件
  • 知识共享工具(企业维基、内联网门户、知识基础等)
  • 在线团队协作工具(文档协作、项目管理等)
  • LEANX业务系统

另一方面,异步沟通往往被保留给不太重要或紧迫的问题。在许多管理者看来,如果这是一个有价值的项目,它应该保证启动会议和定期同步状态更新。因此,员工平均每周花12个小时开会每天发送200条Slack信息

虽然不断的沟通似乎是件好事,但它会破坏我们的生产力。同步沟通导致几个核心问题:

  • 不断中断。研究表明,在中断后,我们平均需要 23 分 15 秒的时间才能重新专注于任务,即使我们这样做,我们也体验到生产力的下降。因此,单个缩放会议或 Slack 消息可以将整个下午分解成两块,每个碎片都太小,无法做任何实质性的事情。
  • 仓促的讨论和半生不熟的决定。当我们期望立即作出反应时,没有时间去思考问题,所以我们往往最终依靠我们的直觉。当同步讨论此事时,确实可以更快地作出决定,但这是否是正确的决定?
  • 信息孤岛。错过了会议?如果你幸运的话,你的团队可能以会议纪要的形式记录了他们的决定,但你仍然没有完整的情况。忙于一项紧迫的任务, 不能参加关于 Slack 的讨论?如果你错过了贡献的机会,那么没有你就可以做出一个重要的决定。

异步沟通似乎是传达信息的较慢方式。但它也往往质量更高,从长远来看,这节省了时间:

  • 书面沟通更周到。写作很难。这对我们中的许多人来说不是自然而然的。但与此同时,在分享之前记下你的想法,可以教人们更清楚地交流,避免下意识的反应和混乱的头脑风暴。我们可以完成我们的观点,而不是一次性分享。我们还给我们的同事足够的时间来吸收信息并做出实物回应。
  • 更少的会议意味着更长的不间断的”深度工作”延伸。作为虚拟团队工作的主要好处之一是远离开放式办公室的噪音。为什么要浪费这个机会, 填补我们的日子不必要的缩放会议?异步沟通使我们能够为专注、富有成效和有意义的工作保留足够的时间,不受干扰。
  • 所有决定都有书面记录。即使是最富有成效和计划周密的会议也只会使与会者受益。书面沟通会自动创建内部文档,并增加我们的团队知识库,提高清晰度和透明度,并造福于所有人,包括我们未来的员工。

异步协同与沟通最佳实践

有效的团队沟通就是在正确的时间说正确的话。许多成功的远程公司的经验表明,这可以通过以下几个最佳实践来实现:

  • 使异步协同与沟通成为默认值。虽然有时间和地点进行同步、即时和面对面的交流,但时间并不是所有的时间。有公告要分享吗?想要介绍一位新团队成员?做冲刺回顾?所有这些都是完美的异步沟通。您仍然可以使用聊天和视频通话,但可将其保留为紧急情况、更多个人团队签到或特别具有挑战性的问题。
  • 创建公司知识库。给您的团队一个作为单一真相来源的中心位置,在他们转向 Slack 之前,他们首先检查问题时的位置。与上下文进行沟通。在您完全制定好您的消息之前,不要向同事发送毫无意义的通知,也不要试图引起他们的注意。请务必提前提供足够的信息,以便您的团队成员能够采取行动:您需要什么、为什么、何时以及等等。

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